TITRE DU POSTE : coordination des services
SUPERVISEUR IMMÉDIAT : Directrice
MISSION DE L’ORGANISME
Ancré dans les communautés de Sutton et d’Abercorn, le Centre d’action bénévole de Sutton (CAB Sutton) est un organisme communautaire autonome qui s’appuie principalement sur l’engagement des bénévoles. Il dessert les personnes en situation de vulnérabilité, notamment les familles et les aînés, en offrant du soutien et du référencement dans les domaines de la sécurité alimentaire, du vieillissement, de l’isolement social et de l’éducation.
Lieu de travail
CAB Sutton
7, rue Maple
Sutton, Québec
J0E 2K0
SOMMAIRE DU POSTE
Relevant de la direction générale, le ou la Coordonnateur.trice des services assure en priorité la planification, la coordination et l’amélioration continue des trois services essentiels du CAB Sutton : Banque alimentaire, Popote roulante, et Accompagnement Transport Bénévole (ATB). Il ou elle accompagne les équipes bénévoles, veille à l’application des politiques, soutient le développement harmonieux des services, et assure la qualité de l’expérience des usagers et des bénévoles. La personne contribue également à la compilation de statistiques, à l’élaboration de politiques internes, ainsi qu’au maintien d’une communication fluide entre les bénévoles, l’équipe et les partenaires.
Tâches et RESPONSABILITÉS
- Gestion des services (50%)
- Assurer la coordination générale et le bon déroulement des trois services essentiels (Banque alimentaire, Popote roulante, Accompagnement Transport Bénévole), ainsi que des services saisonniers ou ponctuels (Antigaspillage, Jardinage, Cuisine Collective).
- Collaborer étroitement avec la coordonnatrice des bénévoles pour l’accueil, l’intégration, la formation et l’encadrement des bénévoles impliqués dans les services.
- Planifier les opérations de chaque semaine et organiser les ressources bénévoles nécessaires.
- Vérifier que les bénévoles disposent des informations nécessaires : politiques, procédures, consignes de sécurité, particularités des usagers, etc.
- S’assurer du respect des politiques de fonctionnement dans chaque service.
- Soutenir les équipes dans la gestion d’insatisfactions ou de situations délicates (clients, bénévoles, partenaires).
- Assurer une collaboration efficace avec les partenaires impliqués dans les services.
- Amélioration et documentation des services (30%)
- Élaborer, mettre à jour et bonifier les politiques et cadres de fonctionnement propres à chaque service (rôles et responsabilités, critères d’admissibilité, tarification, règles de fonctionnement).
- Documenter et maintenir à jour les guides de service, processus internes et outils opérationnels, afin d’assurer la cohérence et l’efficacité des pratiques.
- Assurer une révision régulière des services, analyser leur fonctionnement et identifier les pistes d’amélioration, d’ajustement ou d’expansion.
- Mettre en place et animer des mécanismes d’amélioration continue en collaboration avec les équipes bénévoles et la direction.
- Développer ou soutenir le développement de nouvelles activités, approches ou initiatives répondant aux besoins de la communauté, en cohérence avec la stratégie de développement et les orientations stratégiques du CAB Sutton.
- Participer activement aux exercices de planification stratégique et veiller à la mise en œuvre des orientations liées aux services.
- Administration et vie associative/de bureau (20%)
- Répondre aux appels, courriels ou demandes d’information liés aux services.
- Compiler, analyser et produire les statistiques liées aux services (bénéficiaires, bénévoles, heures, temps de coordination, etc.).
- Préparer les rapports périodiques destinés à la direction générale et aux bailleurs de fonds.
- Tenir à jour les dossiers des usagers et les documents de suivi des services, en assurant rigueur et confidentialité.
- Assister aux réunions d’équipe.
- Participer aux activités de formation continue et de développement professionnel.
- Contribuer aux fêtes, événements et activités associées au CAB lorsque requis.
- Collaborer au maintien des autres services et activités en cas d’absence d’un membre de l’équipe ou en période de forte activité.
PROFIL RECHERCHÉ
- Scolarité :
- Technique en travail social, gestion, loisirs ou domaine relié aux sciences humaines, ou expérience équivalente.
- Expérience :
- Détenir au moins 2 ans d’expérience pertinente (coordination, organisation, gestion de ressources humaines ou de projets).
- Expérience dans le milieu communautaire ou associatif est un atout important.
- Compétences :
- Excellentes habiletés de communication interpersonnelle (orale et écrite).
- Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion de multiples dossiers.
- Grande capacité d’analyse, de contextualisation et de résolution de problèmes.
- Capacité à prioriser et à travailler sur plusieurs tâches simultanément.
- Solides aptitudes en service à la clientèle et approche centrée sur les usagers.
- Maîtrise des outils technologiques : bases de données, logiciels bureautiques, tableurs, etc.
- Maîtrise du français (oral et écrit)
- Connaissance pratique de l’anglais (oral).
- Qualités personnelles :
- Rigueur, autonomie, initiative et débrouillardise.
- Diplomatie, tact, respect et empathie envers des personnes de tous horizons.
- Excellente capacité à travailler en équipe.
- Sens de l’organisation et intérêt marqué pour l’amélioration continue.
- Grand respect de la confidentialité.
CONDITIONS
- Type d’emploi et horaire de travail :
- Poste régulier à temps plein, 35 heures par semaine sur 4 jours 1/2
- Horaire de jour et flexible, mais la personne peut être appelée à travailler en soirée, la fin de semaine de même qu’à faire des heures supplémentaires, afin de participer à diverses activités ou à y représenter l’organisme.
- Quelques déplacements requis, essentiellement sur le territoire de Brome-Missisquoi.
- Possibilité de télétravail occasionnel ; le poste nécessite toutefois une présence régulière au bureau.
- Rémunération :
- Salaire selon la politique salariale en vigueur et l’expérience de la personne embauchée.
- Avantages :
- Heure de dîner rémunérée
- Quatorze jours fériés rémunérés (huit jours fériés légaux + six jours additionnels)
- Quatre semaines de vacances annuelles rémunérées dès la première année
- Dix jours de congé personnel rémunérés par année
- Compte de remboursement pour services paramédicaux, de santé mentale et de bien-être
- Matériel de bureau ergonomique fourni
- Environnement de travail chaleureux, humain et stimulant au cœur de la communauté de Sutton